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Te contamos en qué consiste una gestión del tiempo eficaz

Gestión del tiempo eficaz
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El tiempo no es oro: es todavía más valioso. En el siglo III a.d.C. el filósofo Teofrasto llegó a decir que es “la cosa más preciada que un ser humano puede gastar”. Hoy, 2.300 años después, con el teletrabajo en pleno auge, mejorar la gestión del tiempo es un objetivo básico para cualquier empresa: desde las grandes corporaciones que buscan mejorar su productividad hasta las pymes y autónomos que necesitan que sus tareas resulten cada vez más eficientes.

Cómo mejorar la gestión del tiempo

Pero, ¿qué es la gestión del tiempo? ¿Cómo podemos mejorarla? Cuando hablamos de ella nos referimos a la capacidad que tiene una persona para repartir su tiempo de trabajo de forma óptima y poder abarcar así todas sus tareas y proyectos. Y aunque el día tiene 24 horas, el reto consiste en conseguir este objetivo durante el horario de trabajo, especialmente en el caso de personas emprendedoras y autónomas.

Para conseguir un manejo del tiempo de manera efectiva hay varias cosas que puedes hacer en tu día a día.

  1. Determina tus tareas diarias y céntrate en cada una de ellas. Puedes utilizar Apps específicas, una pizarra o un simple cuaderno, pero lo importante es que apuntes las tareas que tienes previsto realizar a lo largo del día, te centres en cada una de ellas y las taches a medida que las cumples. Conviene que seas realista y que tu ambición no te pueda: de lo contrario, verás cómo el trabajo devora tu tiempo libre.
  2. Define un orden de prioridades. Debes situar las cosas urgentes en los primeros puestos de la lista y aprovechar tus momentos de mayor productividad para hacer las que te resulten más complicadas. Si puedes, intenta dejar lo más mecánico o lo que requiere menor esfuerzo intelectual para el final del día.
  3. Usa el “Modo avión” en tu móvil. ¿Te has parado a contar el número de notificaciones que te llegan al móvil a lo largo del día? ¿Y el tiempo que empleas para responder whatsapps personales? Si quieres conseguir una gestión del tiempo eficiente y no perder la concentración cuando realices tus tareas, pon el móvil en “modo avión” o siléncialo y mantenlo apartado de tu vista. Ya lo consultarás cuando hagas un descanso.
  4. Mantén tu espacio de trabajo ordenado. Es mucho más fácil y sencillo organizar correctamente tus carpetas y documentos en el momento en que las generas que tener que encontrar lo que buscas semanas después en medio de un montón de documentación mal clasificada.
  5. Hoy en día es ya para todos y todas evidente que las reuniones tipo videoconferencia han llegado para quedarse y pueden hacernos ganar tiempo. Con las nuevas tecnologías no es necesario mantener una reunión presencial cada vez que quieras transmitir un mensaje, sobre todo si formas parte de una empresa pequeña. Muchas veces una videoconferencia puntual o incluso un e-mail son suficientes para hacerlo. Y aunque los mails sean gratis, evita las confirmaciones del tipo “ok”, “gracias”, etc.: solo contribuyen a llenar la bandeja de entrada y a hacerte perder tiempo a la hora de revisarlos.
  6. Deja algo de tiempo a los imprevistos del día. El final de la jornada es el mejor momento para que puedas echar un vistazo a los imprevistos: si son urgentes, tienes algo de margen para hacerlos, y si no lo son, los puedes dejar para días sucesivos.
  7. Aprende a gestionar correctamente el “no”. Hay veces en que hay que saber negarse a hacer algo, tanto si eres freelance como si formas parte de una empresa. En el primer caso, porque puedes terminar invirtiendo un montón de tiempo y esfuerzo intentando hacer cosas que no sabes solo para contentar a tu clientela. Y en el segundo, porque puedes convertir tu jornada laboral en interminable y acabar haciendo tareas que no se corresponden con tu perfil profesional.

Estrategias de administración del tiempo

Sin embargo, en una escala menor las pymes y los autónomos deben utilizar estrategias de administración del tiempo más ajustadas a sus posibilidades, tamaño y necesidades productivas. Entre estas estrategias se encuentra la digitalización y la utilización de herramientas innovadoras que te pueden ayudar a conseguir una gestión óptima del tiempo, empezando por el uso de la tecnología 5G, que aumenta notablemente la velocidad de conexión y reduce los tiempos de latencia. Junto a ellas existen varios software de gestión que te ayudan a mejorar los procesos empresariales y ahorrar tiempo, empezando por uno denominado Rescue Time, que se dedica a medir la productividad de pymes y autónomos, y te ayuda a mejorarla.

Pero además existen herramientas colaborativas que simplifican el trabajo en equipo como Microsoft Office 365, Google Drive, Dropbox, Asana, Trello o Workplace, y aplicaciones como Skype, Zoom, Hangouts, Meetin.gs o Teams, que permiten llevar a cabo videoconferencias con varios participantes.

En Gaztenpresa contamos con cursos para personas emprendedoras que quieran mejorar sus competencias, como la gestión del tiempo, un indispensable para organizar tus proyectos de forma eficaz.

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