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Cualquier persona que trabaja por cuenta propia tiene que desempeñar cada cierto tiempo el papel de contable para preparar sus facturas. Es una tarea imprescindible para cualquier autónomo o pyme, pero también muy aburrida en caso de que lo tuyo no sean los números.
Si te acabas de sumar al universo emprendedor y todavía no tienes muy claro qué es lo que tienes que incluir en tus facturas ni cómo puedes agilizar su preparación, toma nota.
Qué elementos deben incluir en una factura
Todas las facturas tienen que incluir varios elementos básicos.
Encabezamiento: debe estar presidido por los datos de la persona que emite la factura y por los de la persona o empresa a la que va dirigida: tu nombre y apellidos, domicilio y NIF o CIF, por un lado, y por otro, los datos de tu cliente o clienta.
Número de factura y fecha de emisión: tienen que ir siempre en orden y adecuados a la fecha de emisión.
Concepto: en este apartado es donde debes hacer una descripción del producto o servicio que estás facturando.
Subtotal: Éste es el precio de tus servicios antes de impuestos.
Retención de IRPF: si eres un autónomo debes incluir una retención del 15%, salvo que acabes de darte de alta; los nuevos autónomos tienen un tipo reducido del 7% durante 18 meses.
IVA: en todos los casos debes añadir el IVA correspondiente a tu actividad, que por lo general es del 21%. Si quieres comprobar el IVA que te corresponde, consulta esta tabla.
Importe total: debes añadir el IVA al Subtotal y restarle el IRPF para que dé la cantidad que tu clientela debe abonarte.
Método de pago: aquí se incluye tanto la cuenta bancaria en la que quieres que te hagan el pago.
Cómo agilizar las facturas
Existen algunos trucos que te ayudarán a ahorrar tiempo en la preparación de tus facturas:
Usa plantillas. Es el mejor método para preparar tus facturas de una forma ágil y sin que tengas que rellenar permanentemente los diferentes campos. Hay un montón de ejemplos gratuitos en Internet.
Personaliza una plantilla para cada cliente. Asegúrate, eso sí, de numerar correctamente cada factura para evitar errores.
Utiliza siempre un concepto genérico, salvo que tu clientela te pida lo contrario.
Recurre a programas de facturación. Hay multitud de programas y aplicaciones de contabilidad y facturación en la nube que te pueden ayudar a sobrellevar una de las partes más áridas del emprendimiento. Entre ellos están Sage One, Factura directa y Contasimple.
Cuándo emitir una factura
El plazo de emisión de una factura varía en función de si va dirigida a una empresa o a un particular. En este último caso, la factura se debe emitir y enviar en el momento en que se lleve a cabo la operación. Si va destinada a una empresa o autónomo, debe emitirse antes del día 16 del mes siguiente.
Qué hacer si me piden un duplicado de una factura
Cuando se pierde una factura original o en el caso de que en una misma entrega haya varias personas destinatarias, se deben hacer duplicados. En el primer caso, el duplicado debe incluir los mismos datos que la original, con una marca de agua o similar que indique que es un duplicado. En caso de que haya varias personas destinatarias debe consignarse en el original y en cada uno de los duplicados la parte de la base imponible y de cuota repercutida a cada una de ellas.
Cómo corregir una factura ya emitida
Si después de emitir una factura te das cuenta de que incluye errores identificativos o se ha calculado mal el importe o el IVA, o cuando se produce la devolución total o parcial de un pedido, debes emitir una factura rectificativa. Este documento tiene que llevar una numeración y serie diferente a la principal, e incluir los datos identificativos de la factura rectificada.
Qué es una factura proforma
A pesar de su nombre, la factura proforma no tiene nada que ver con las facturas que conoces ni tiene validez fiscal ni contable: es un documento que anticipa una operación comercial o de compraventa, en el que se incluyen los detalles que después sí llevará la factura definitiva. Pero a diferencia de ésta, la proforma es solo un documento informativo, y por eso debe estar identificada de forma visible para evitar que se confunda con la factura ordinaria real, que emitirás cuando se realice la operación.
Recuerda que si necesitas ayuda para elaborar tus facturas o llevar la administración de tu empresa, en Gaztenpresa te ofrecemos talleres formativos para que puedas adquirir las competencias que te faltan para impulsar tu negocio.
