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La labor comercial es una de las más importantes para cualquier persona emprendedora que acaba de poner en marcha su negocio. Es el momento de captar a tus clientes potenciales y de venderles tu servicio o producto; para ello conciertas una visita comercial con tu cliente; despliegas tus mejores técnicas de negociación comercial… y ¡bingo!: te pide un presupuesto.
Ya has hecho lo más importante, pero no puedes bajar la guardia: la elaboración de un presupuesto no debe ser un simple trámite, ni mucho menos. Vas a preparar un documento que será tu primera carta de presentación frente a un cliente potencial. Y debes cuidar todos los detalles para cerrar la venta, para que tu cliente quede totalmente satisfecho y, sobre todo, para que te vuelva a contratar en el futuro.
Nunca debes considerar el presupuesto como una simple cuantificación del coste de los trabajos que vas a realizar: recuerda que muchos de tus clientes potenciales tomarán la decisión de contratarte después de examinar el que les has preparado. Y aunque creas que lo más importante es siempre el precio, esto no siempre es así: muchos esperan ver un presupuesto personalizado, claro, detallado y visualmente limpio y atractivo.
Un buen presupuesto debe incluir los siguientes elementos.
- Datos de la empresa o del autónomo. El documento debe estar encabezado por la información fiscal de tu empresa o tuya, con nombre y apellidos, dirección y NIF o CIF
- Datos del cliente. Todo presupuesto debe ir personalizado y por eso es importante que, junto a nuestros datos, figuren los del cliente.
- Coste final. Lo primero que cualquier cliente busca al recibir un presupuesto es el precio final. Es inevitable. Por eso debes mostrarlo con claridad y con el IVA ya añadido, para que sea capaz de identificarlo de manera sencilla.
- Desglose y descripción completa. Debes aplicar el orden a todos los ámbitos de tu trabajo, y en el presupuesto ese orden se traduce en que todas las partidas estén desglosadas, con sus propias notas descriptivas y explicativas y con sus respectivos precios detallados, incluido el importe del IVA.
- Fecha y duración de las condiciones del Presupuesto. Los Presupuestos no sirven para toda la vida: los precios de los servicios y de los materiales pueden cambiar de un año a otro y debes ser precavido. Es posible que un cliente te pida un presupuesto, se olvide de él durante un largo periodo de tiempo y, al retomarlo, pretenda que le mantengas el precio que le diste al principio. Dependerá de ti decidir si te compensa darle el trabajo por ese precio o si prefieres actualizarlo; en cualquier caso, es interesante que quede claro en el documento el tiempo de validez de los precios y de las condiciones que le habías dado inicialmente.
- Forma de pago. Para facilitar el proceso de pago a tu cliente, indícale cómo hacerlo en el mismo presupuesto. Haz que le resulte cómodo a él y, si es posible, asegúrate de que tú también cobras en tiempo y forma. Cuanto más claras queden estas cosas desde el principio, mucho mejor para todos.
- Garantía de calidad. Es importante que garantices la calidad de tu trabajo, tu confidencialidad o la funcionalidad de tu producto. La garantía da confianza y seguridad, y en muchas ocasiones puede suponer el peso que incline la balanza a tu favor.
- Plazos y seguros. Toda prestación de servicios debe tener un plazo de ejecución, y éste deberá quedar perfectamente definido. Con respecto a los seguros de responsabilidad civil, hay empresas que deben contar con uno para hacer frente a posibles incidencias durante la realización de una obra.
Ya conoces todos los elementos que debes incluir en tu presupuesto, pero es posible que te haga falta alguna herramienta para prepararlo. Siempre podrás recurrir a un documento Word o a una hoja Excel para hacerlo, pero existen herramientas que te pueden ayudar en el proceso.
- Prolance. Esta App, disponible solo para iOS, es una herramienta diseñada para freelancers que tienen dudas sobre cuánto cobrar a sus clientes por el servicio que van a prestar. Se tiene en cuenta el proyecto, las horas necesarias, la experiencia…
- Quotebase. Esta aplicación no solo te permitirá crear presupuestos en formato PDF, sino que también te ayudará a trabajar en red con diferentes miembros de un equipo de trabajo, e incluso a crear presupuestos entre diferentes profesionales.
- Cuentica. Este es un programa de gestión más amplio, que te permite crear facturas y presupuestos, recoger los gastos, crear bases de datos de clientes y proveedores, enviar las facturas por correo electrónico y un montón de cosas más.
Pues ya tienes todo lo necesario para hacer un buen presupuesto: solo debes tener en cuenta estos dos elementos:
- Gestión de descuentos. Si tu negocio admite la fórmula de los descuentos, contémplala porque la aplicación de estas ofertas sobre tu producto o servicio beneficiar la percepción de tu cliente.
- Viste bien tu presupuesto. Aunque, a diferencia de las facturas, estos documentos no deben estar numerados de forma correlativa, el hecho de que incluyas un número de presupuesto transmite una imagen de dinamismo y movimiento hacia tu empresa.
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