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En la Fundación Gaztenpresa ayudamos a poner en marcha todo tipo de negocios a los que apoyamos, no solo financiado sus ideas en condiciones especiales sino ofreciendo apoyo profesional en cada fase del negocio -incluso en su etapa consolidación-. Por eso sabemos que, una de las cosas que más quebraderos de cabeza provoca, particularmente al inicio de la actividad, es la gestión del temido IVA trimestral, esto es, el modelo 303. Por mucho que sepamos y marquemos en el calendario en rojo las cuatro fechas de presentación, parece que siempre se nos echa el tiempo encima. ¿Qué podemos hacer para evitarlo? A continuación, unos pequeños trucos, que esperamos te sean útiles.
Entender el funcionamiento básico del IVA
Antes de nada, recordemos que el IVA es un impuesto en el que nosotros actuamos como recaudadores de Hacienda y que se aplica sobre cada factura que emitimos (IVA repercutido o devengado). Por tanto, es un dinero que aunque lo recibimos en nuestra cuenta cuando el cliente nos paga, en realidad lo recaudamos para Hacienda para luego ingresárselo.
Aparte de eso nosotros, como autónomos, también pagamos IVA por la compra de productos y la contratación de servicios (IVA soportado o deducible). Si estos gastos están relacionados con nuestra actividad profesional, podemos restar ese IVA de la cantidad a ingresar a Hacienda.
De esta manera, el IVA final a pagar a Hacienda será el IVA devengado (el que cobramos en nuestras facturas) menos el IVA soportado (el que pagamos en las facturas de nuestros proveedores).
Tanto en la Comunidad Autónoma Vasca como en la Comunidad Foral de Navarra, el IVA se rige por los mismos principios básicos, normas sustantivas, hechos imponibles, exenciones, devengos, bases, tipos, tarifas y deducciones que los establecidos por el Estado.
Poner aparte el dinero correspondiente al IVA
Al ser nosotros quienes cobramos el IVA por adelantado, es muy tentador utilizar ese dinero como una pequeña bolsa de liquidez, sobretodo en momentos difíciles. Sin embargo, si trabajas por tu cuenta te aconsejamos que cada vez que cobres una factura, separes en una cuenta aparte la cantidad correspondiente al IVA. De esta manera, no te verás en el apuro trimestral de tener que pagar a Hacienda el IVA y no tener liquidez suficiente para hacerlo por haberlo gastado antes.
Recopilar y ordenar las facturas al menos una vez al mes
El IVA es un impuesto que se paga trimestralmente, por lo que es bastante común que inmersos en el día de a día de nuestra actividad como emprendedores, no nos acordemos de él hasta que llega el temido día de presentación. Esto es un error, ya que estaremos dejando para el final un trabajo que si hubiéramos hecho mes a mes, apenas nos quitaría tiempo. Por ello, te aconsejamos que cada vez que recibas o emitas una factura, la gestiones vía un software de facturación (LABORAL Kutxa ofrece GESTIOLAN de manera gratuita) o al menos la guardes en un lugar fijo para luego gestionar varias facturas a la vez, una vez a la semana o al menos una vez al mes.
En cualquier caso, lo ideal sería que en el momento en que recibes una factura en papel, la incluyas inmediatamente dentro de un programa de gestión (o un Excel) para que, cuando llegue la hora de la presentación, ya lo tengas todo organizado.
Presentar solo los gastos asociados a nuestra actividad profesional
Debemos tener en cuenta que no podemos presentar todos nuestros gastos a la hora de liquidar el IVA (para de esa manera hacer que el IVA soportado sea mayor y que, por lo tanto, la cantidad final a ingresar a Hacienda sea menor). Los únicos gastos o inversiones que podemos presentar son los asociados directamente a nuestro negocio o empresa. Por ejemplo, el IVA del mobiliario de oficina sí que es deducible, pero un sofá para nuestra casa no lo es.
No olvidar las fechas para la presentación del IVA
Las fechas para hacer las declaraciones trimestrales de las declaraciones de de IVA son cada tres meses, en abril, julio (agosto en Navarra), octubre y el mes de enero (junto con los resúmenes del año anterior). Todos los calendarios fiscales se pueden consultar online (Bizkaia, Gipuzkoa, Araba, Navarra, Agencia Tributaria).
