El libro de gastos e ingresos para autónomos en estimación directa

Tras realizar el plan de negocio, analizar las diferentes formas jurídicas y darnos por fin de alta para comenzar nuestra actividad, el siguiente trámite al que nos enfrentaremos será llevar un registro exacto de nuestra contabilidad, para lo cual el libro de ingresos y gastos será nuestro gran aliado.

Todos los autónomos que cotizan en estimación directa están obligados por Hacienda a llevar una determinada contabilidad, que consiste en tres libros: el libro de ingresos y ventas, el libro de gastos y compras y el libro de bienes de inversión y amortizaciones.

Estos llamados “libros” son en realidad listados de facturas, tanto de las emitidas por nosotros para cobrar un servicio como las que justifican nuestros gastos y que recibimos a la hora de pagar un producto o servicio vinculado a nuestra actividad.

En el caso concreto de Bizkaia –único territorio con un libro registro unificado– estos libros se presentan de forma conjunta con el modelo 140, llamado Libro-registro de operaciones económicas. Según la normativa vigente, este libro deberá contener todas las operaciones económicas realizadas en el desarrollo de todas las actividades económicas llevadas a cabo por el obligado tributario, la cuales se clasificarán en los siguientes capítulos:

• Ingresos y facturas emitidas. Se deben registrar los ingresos y las demás operaciones por las que deban expedir factura u otros justificantes en el desarrollo de la actividad económica.
• Gastos y facturas recibidas. En este apartado se deben anotar los gastos y las demás operaciones por las que deban recibir facturas, documentos de aduanas u otros justificantes en el desarrollo de su actividad económica.
• Bienes afectos o de inversión. Se trata de los elementos del inmovilizado material, del intangible y de las inversiones inmobiliarias, afectos a la actividad desarrollada por el obligado tributario, tanto si los bienes son propiedad del contribuyente como si están alquilados o son utilizados en la actividad en base a otro título o derecho.
• Determinadas operaciones intracomunitarias. Aquí si deben registrar, si lo hay, el envío o recepción de bienes de un país a otro de la CEE para realizar sobre ellos trabajos y ejecuciones de obra, informes periciales, valoraciones y dictámenes etc.
• Provisiones de fondos y suplidos. Afecta solo a los autónomos que ejerzan actividades profesionales. Están obligados a registrar las operaciones de provisiones de fondos y suplidos generadas en el desarrollo de su actividad.

Además, en Bizkaia es obligatorio, desde 2015, presentar a la Administración Pública el contenido del libro. La presentación de esta declaración informativa se realizará obligatoriamente por medios telemáticos, durante el mes de febrero y contendrá la información correspondiente al año anterior.

Datos obligatorios en los libros de ingresos y gastos

En el resto de Haciendas Forales y en la del régimen común los libros obligatorios son el libro de ingresos y ventas, el libro de gastos y compras y el libro de bienes de inversión y amortizaciones y debemos mantenerlos por si nos los piden en una inspección.

Como mínimo, el libro de ingresos deberá incluir los siguientes datos:

• Nº
• Nº factura
• Fecha
• Cliente
• Descripción
• TOTAL FACTURA
• Base imponible
• IVA
• Retenciones IRPF

El libro de gastos los siguientes:

• Nº
• Nº factura
• Fecha
• Proveedor
• Descripción
• TOTAL FACTURA
• Base imponible
• IVA
• Retenciones IRPF

Y el libro de bienes de inversión:

• Nº
• Nº factura
• Fecha
• Proveedor
• Descripción
• TOTAL FACTURA
• Base imponible
• IVA
• Cuota amortización
• Amortización acumulada

Un ejemplo del libro de ingresos según la web Navarra Emprende:

¿Cuánto tiempo se deben guardar los registros?

Un dato muy importante es que todas las facturas de gastos e ingresos se deben guardar por un mínimo de 6 años. Este plazo está regulado por el artículo 30 del Código de Comercio: “los comerciantes conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros”.

Este plazo de 6 años suele confundirse con el de la prescripción de impuestos, pero son diferentes. Para la prescripción de los impuestos el plazo es de 4 años para la normativa tributaria en Bizkaia, la de Gipuzkoa y la de Navarra (en el caso de Álava es de 5 años).

Para mantener al día estos registros, tenemos varias opciones:

• Si hemos contratado a una gestoría que nos lleve las cuentas, no tendremos que preocuparnos de nada. Allí se encargarán de completar los datos con las facturas que les vayamos entregando. Si algún día cambiamos de gestoría, les debemos solicitar una copia de esos libros, bien sea en formato en papel o en digital.
• Si estamos acostumbrados a trabajar con cualquier programa de hojas de cálculo y no tenemos gestoría, podemos ir apuntando nosotros mismos todos los datos en este tipo de archivo.
• Si siempre estamos conectados y nos movemos sin problemas entre aplicaciones y programas, la opción más actual es utilizar alguna aplicación online o instalada en nuestro propio ordenador, que nos sirva para generar estos documentos. Son los famosos programas de contabilidad.

Plantillas y programas

Antiguamente esta contabilidad se llevaba en libros físicos, que de hecho se pueden comprar todavía en papelerías y usar una vez son sellados en Hacienda. Estos libros son un objeto que hoy en día apenas se utiliza, a favor de archivos digitales generados con cualquier programa de hoja de cálculo (como Excel) o con algún programa de contabilidad.

La Hacienda Foral de Bizkaia, en concreto, ofrece un modelo para completar los datos del Libro Registro de operaciones económicas.

Además, existen infinidad de recursos en internet, pero os ofrecemos aquí una pequeña muestra:

Plantilla en Excel muy completa, actualizada en mayo de 2015. Además de las pestañas correspondientes para los ingresos y gastos, contiene, entre otras funciones, los modelos 303 y 390 para autogenerar la declaración de IVA con los datos de nuestras facturas.

Plantilla en Excel ofrecida por Infoautónomos, recomendada para autónomos con pocas facturas emitidas y recibidas que quieran llevar ellos mismos su contabilidad. Para descargarla hay que registrarse en la web.

GnuCash: Se trata de un software libre que funciona en los principales sistemas operativos (Windows, Mac y Linux) y que está pensado para gestionar la contabilidad de un pequeño negocio. Se trata de un programa completo y con muchas opciones, entre las que destacamos un módulo de facturación y de gestión de las relaciones con clientes/deudores y con proveedores/acreedores.

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