Aprende todo lo que tienes que saber para utilizar facturas proforma

Qué son, cómo se preparan y para qué sirven las facturas proforma

¿Has oído hablar de las facturas proforma? Te sorprenderá saber que, a pesar de su nombre, estos documentos no tienen nada que ver con las facturas que todos conocemos y tampoco tienen ninguna validez fiscal ni contable. Y, sin embargo, son fundamentales para que una empresa o un autónomo puedan iniciar una relación comercial. Te explicamos el porqué.

La factura proforma es un documento que anticipa una operación comercial o de compraventa. En ella incluimos los detalles que después sí llevará la factura definitiva. Pero a diferencia de ésta, la proforma es solo un documento informativo, eso sí, muy utilizado en el ámbito del comercio internacional.

Antes de mostrarte un ejemplo, te vamos a enseñar los elementos que debe incluir. Básicamente, en una proforma deben aparecer todos los datos y la información necesaria para que tu cliente o proveedor comprendan los términos de la relación comercial que vais a mantener:

  • Debe dejar claro que es una proforma en su mismo encabezamiento, bien visible.
  • Tenéis que estar identificados el proveedor y el cliente con vuestros respectivos NIF, dirección, etc., e incluir la fecha de emisión.
  • La factura proforma tiene que describir con detalle la mercancía o el servicio que se va a prestar, su precio unitario y su precio total, y la divisa cotizada.
  • Y también debe desglosar los gastos de transporte y de seguro, en su caso.

En esta web puedes encontrar varios modelos de facturas proforma en diferentes formatos e idiomas.

Y ¿en qué se diferencia de un presupuesto?

A la vista de lo anterior, cualquiera podría pensar que una proforma es un documento muy parecido a un presupuesto… Y lo es, pero hay algunas diferencias muy importantes. La factura proforma especifica los detalles de una futura factura definitiva. A través de una proforma, el vendedor o proveedor se comprometen a proporcionar los productos o servicios especificados a un precio determinado y en unos plazos ya concretados. Esta es, precisamente, la principal diferencia con el presupuesto: en el caso de la factura proforma, ya existe un acuerdo entre ambas partes y se especifican todos los términos del mismo. Por eso va un paso más allá del presupuesto, pero sin llegar a ser una factura porque no forman parte de la contabilidad de la empresa.

Y entonces, ¿para qué sirve?

En relaciones comerciales internacionales, una factura proforma es el documento que permite la apertura de cartas de crédito con los bancos. Es decir, gracias a ellas alguien puede indicar a su banco que concrete un pago a un tercero, siempre que se cumplan determinadas condiciones. Es el primer paso que se da en una relación comercial que puede tener uno o varios participantes. Muchas empresas exportadoras usan la factura proforma como una especie de comprobante de una operación comercial que todavía no se ha consumado, es decir, en la que el cliente ni ha recibido la mercancía ni la ha pagado. Es una forma que tiene el proveedor de asegurarse un pago futuro. Y estos documentos también se emplean para justificar el envío a otros países de mercancía sin ningún valor comercial, como pueden ser las muestras o la tramitación de una licencia de importación.

En un ámbito más doméstico, las proforma sirven como justificante de que un cliente va a realizar una compra determinada, algo especialmente útil para solicitar ayudas o subvenciones. Con una factura proforma puedes acreditar ante un organismo que vas a realizar una inversión concreta, que ya está presupuestada y apalabrada, para que valore si te concede o no esa ayuda.

Y, por último, uno de los usos que se le da a este documento es la búsqueda de financiación a través de créditos bancarios. Estos documentos tienen cierta utilidad cuando acudes a tu entidad a solicitar un préstamo porque no vas con las manos vacías. Al entregarles una factura proforma de lo que vas a comprar con el dinero solicitado justificas esa solicitud de préstamo.

Si tienes dudas sobre ésta u otras cuestiones relacionadas con tu actividad como persona emprendedora, no lo dudes: en Gaztenpresa te acompañamos en todo el proceso de creación de tu negocio, desde su puesta en marcha hasta el plan de negocio, su consolidación y, por supuesto, la financiación.

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